No universo das agências de marketing, aprovar jobs deveria ser simples. Afinal, o esforço, as horas investidas e toda a criatividade não podem acabar soterrados sob um mar de retrabalho. Mas mesmo assim, a cada etapa, surgem falhas que atrasam entregas e desgastam equipes e clientes. Já sentiu isso por aí?
Estudos mostram que apenas 2,4 em cada 5 jobs em agências de marketing chegam ao fim sem pedir algum tipo de revisão ou ajuste. No fim das contas, retrabalho é mais comum do que parece segundo dados do Mundo do Marketing. Por que isso acontece? Onde estão esses erros quase invisíveis, mas tão presentes?
É aí que a lista dos sete principais deslizes em aprovações de jobs faz sentido - para identificar e tentar corrigir esses comportamentos. Ao longo do texto, vou relatar situações comuns, trazer dados, contar histórias e mostrar como ferramentas como o AprovaJob podem ajudar a virar essa chave. Mas nada de receita mágica. Aqui, o intuito é ser realista e, quem sabe, provocar aquele “poderia ser diferente” aí no seu dia a dia.
Evite repetir os mesmos erros. Só isso já reduz retrabalhos.
1. falta de definição clara do escopo
Sabe quando o job parece simples, mas vira um monstro de revisões? Muitas vezes, o erro começa lá no início: tudo por falta de alinhamento sobre o que realmente precisa ser entregue. Isso vale tanto para o briefing, quanto para as orientações dadas durante a execução.
Segundo estudos sobre retrabalho em agências, quando o escopo não é discutido e documentado, cada parte entende o job de um jeito, abrindo espaço para múltiplas versões e alterações sem fim. Uma frase mal colocada no briefing vira um looping de revisões. Não raro, o material volta três, quatro vezes para “ajustes” que poderiam ter sido evitados com um alinhamento direto.
2. comunicação fragmentada
Se cada feedback de aprovação chega por um canal diferente, manter a organização é quase impossível. Já viu feedback vir por WhatsApp, Slack, e-mail e ainda ter um comentário naquela planilha que ninguém mais usa? Pois é. Essa pulverização faz sumir informações, gera retrabalho e, principalmente, deixa todo mundo perdido sobre qual é “a última versão”.
Percebi em muitos projetos como mensagens desencontradas podem atrasar uma entrega simples por dias ou semanas. Adotar uma plataforma que centralize tudo e automatize lembretes, como o AprovaJob, diminui essa confusão e até deixa claro quem precisa agir.
3. ausência de responsáveis definidos
Muitos jobs ficam encalhados por um detalhe bobo: ninguém sabe exatamente quem tem que aprovar ou dar o aval final. Quando a responsabilidade some, o prazo escapa junto. Uma semana depois e o material continua parado na caixa de entrada de alguém - e o cliente? Esperando.
Atribuir “donos” para cada etapa resolve boa parte do problema. O AprovaJob, por exemplo, já permite mapear o fluxo de responsáveis automaticamente, reduzindo esquecimentos.
Se ninguém é dono, nada anda.
4. feedback vago ou insuficiente
Frases do tipo “precisa melhorar”, “achei estranho”, “não gostei das cores” dizem algo, mas não orientam de verdade. Feedback superficial resulta em mais dúvidas que respostas. E o próximo passo acaba sendo adivinhar o que fazer, abrir um novo ciclo e, possivelmente, gerar ainda mais retrabalho.
O melhor feedback é claro, direto e objetivo. Também é importante perguntar: as informações estavam completas? O receptor entendeu o motivo de cada solicitação?
- Evite termos genéricos.
- Vá direto ao ponto e sempre explique o “porquê”.
- Indique exemplos ou referências quando possível.
5. ausência de ferramentas adequadas
Papel, planilha, grupo de WhatsApp e e-mail não são feitos para aprovar jobs. Faltam recursos, histórico, rastreabilidade. Se o controle depende de lembrança, o erro é certeza em algum momento. E, conforme relatos sobre falhas em gestão de agências, essa falta de tecnologia escancara a dificuldade em acompanhar cada etapa e evita melhorar processos ao longo do tempo.
Quando o time tem acesso a ferramentas específicas, como o AprovaJob, fica mais simples centralizar arquivos, conversas e prazos, além de documentar todo o processo. Com isso, a chance de se perder cai drasticamente.
6. falta de capacitação da equipe
Não basta esperar que o time identifique os próprios erros se ninguém foi treinado para aprovar, revisar, dar feedback e usar ferramentas corretas. Muitas falhas acontecem pela simples falta de conhecimento técnico. Segundo pesquisas sobre treinamento em equipes de marketing, investir em capacitação é um grande atalho para diminuir falhas e retrabalho. E digo que faz toda diferença – já vi mudanças enormes quando o time é estimulado a treinar de verdade.
Nem sempre é fácil achar tempo para treinamentos, mas algumas horas de aprendizado podem reduzir muitos dias de correção depois.
7. não documentar alterações e versões
Se cada atualização é feita sem registro, perde-se o fio da meada. Imagine o seguinte cenário: o cliente pede uma mudança, alguém altera e não avisa; outro membro mexe em cima dessa alteração, baseando-se numa versão antiga. Pronto, caos instaurado.
Documentar modificações e manter histórico transparente evita dúvidas, re-trabalho desnecessário e até desgastes com o cliente.
Concluindo: Muitas vezes, errar faz parte. Mas repetir falhas, isso sim consome energia, moral e até dinheiro.
Conclusão: escolha o caminho menos tortuoso
Os sete erros estão por toda parte – já apareceram até mais de uma vez em um único projeto. Se a sua agência está presa em um ciclo infinito de revisões, talvez seja hora de parar, repensar processos e adotar novos hábitos, assim como novas ferramentas também.
Nesse cenário, o AprovaJob surge como aliado para centralizar aprovações, automatizar lembretes e registrar todos os passos do processo. Mas, claro, a ferramenta só funciona totalmente quando a equipe adota práticas melhores. Comunicação direta, definição de escopos, responsabilização e treinamentos constantes também precisam andar junto.
É possível aprovar mais rápido, sofrer menos com retrabalho e encantar cada cliente. Que tal experimentar um caminho diferente? Conheça AprovaJob e dê esse passo no seu dia a dia. As mudanças começam em detalhes simples, já percebeu?
Perguntas frequentes sobre erros em aprovações de jobs
Quais são os erros mais comuns em aprovações?
Os erros mais frequentes incluem falta de clareza no escopo, comunicação fragmentada entre equipe e cliente, ausência de responsáveis pela aprovação, feedback vago, uso de ferramentas inadequadas, falta de capacitação do time e não registrar as alterações feitas nos materiais. Qualquer um deles pode comprometer todo o processo e aumentar o retrabalho.
Como evitar retrabalho em jobs?
Para evitar retrabalho, defina o escopo logo no início, alinhe expectativas, centralize a comunicação, mantenha registros das versões, treine sua equipe e use ferramentas próprias para aprovações, como o AprovaJob. Esses cuidados já reduzem bastante o risco de ajustes desnecessários e atrasos. Segundo pesquisas sobre retrabalho em agências, a clareza e organização ajudam a evitar mudanças de última hora e revisões repetidas.
O que causa retrabalho em aprovações?
A principal causa é a falta de alinhamento de expectativas e objetivos. Além disso, a comunicação descentralizada, a ausência de responsáveis, o feedback mal explicado e a falta de documentação das versões contribuem diretamente para que o material precise ser ajustado constantemente.
Como agilizar a aprovação de jobs?
Centralizando a comunicação e usando ferramentas específicas de aprovação, como o AprovaJob, o fluxo de aprovação se torna mais rápido. Automatize envios de lembretes, defina responsáveis e dê feedbacks claros e objetivos. Tudo isso diminui atrasos e repetições.
Quem deve aprovar os jobs na agência?
Normalmente, a aprovação deve ser responsabilidade de alguém com visão geral do projeto – isso pode ser o responsável da conta, o gestor do time criativo ou alguém definido junto ao cliente. O importante é ter um “dono” da aprovação em cada etapa para evitar que o job fique parado ou rode sem objetivo.
